ValleAI Labs S.A.S. · Cali, Colombia

Política de Tratamiento de Datos Personales

Documento conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015.

Última actualización: septiembre 2026

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

2. Objeto

Esta política regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por ValleAI Labs S.A.S. (en adelante "ValleAI"), en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes.

3. Definiciones

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Responsable

Quien decide sobre la base de datos y el tratamiento (el negocio cliente, respecto de los datos de sus consumidores).

Encargado

Quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable (ValleAI, cuando opera bots y CRM para un cliente).

Dato sensible

Aquel que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación (ej. datos de salud).

Tratamiento

Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión).

4. Doble rol de ValleAI

• Como Responsable: respecto de los datos de sus propios prospectos y clientes (ej. leads que llegan a VEGA, el bot propio de ValleAI).
• Como Encargado: respecto de los datos de los consumidores de sus clientes, que ValleAI procesa a través de los bots, el CRM (base de datos propia en Supabase) y las automatizaciones. En estos casos el Responsable es el negocio cliente, y el tratamiento se rige por el contrato/acuerdo de tratamiento suscrito con él.

5. Datos que se recolectan

ValleAI puede tratar, según el caso: nombre, número de teléfono/WhatsApp, identificador de redes (Instagram/Facebook), contenido de las conversaciones, intereses comerciales, y datos de la cita agendada. En el rol de Encargado, los datos recolectados dependen de la actividad del cliente.

6. Finalidades del tratamiento

1. Atender y responder las solicitudes de los titulares por canales de mensajería (WhatsApp, Instagram, Facebook).
2. Gestionar y dar seguimiento a leads y oportunidades comerciales (CRM).
3. Agendar, reagendar o cancelar citas.
4. Generar reportes y métricas de calidad del servicio (auditoría de conversaciones).
5. Cumplir obligaciones contractuales con los clientes de ValleAI.
6. Enviar comunicaciones relacionadas con el servicio.

7. Datos sensibles

Cuando el cliente opera en un sector que implique datos sensibles (ej. salud), ValleAI:

• Solo los trata bajo autorización expresa del titular y conforme al contrato con el Responsable.
• No exige al titular entregar datos sensibles.
• Aplica medidas de seguridad reforzadas y no cita datos de salud literales en reportes o auditorías.

8. Transferencia y transmisión internacional de datos

Para prestar el servicio, ValleAI se apoya en plataformas tecnológicas que pueden almacenar o procesar datos fuera de Colombia (entre otras: Anthropic/Claude, OpenAI/Whisper, Supabase, Google, Meta/WhatsApp, n8n). ValleAI selecciona proveedores que ofrecen garantías razonables de seguridad y confidencialidad, y limita el tratamiento a las finalidades descritas en esta política y en el contrato con cada cliente.

9. Derechos del Titular (Art. 8, Ley 1581)

El titular puede: (a) conocer, actualizar y rectificar sus datos; (b) solicitar prueba de la autorización otorgada; (c) ser informado sobre el uso de sus datos; (d) presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones; (e) revocar la autorización y/o solicitar la supresión cuando no exista deber legal o contractual de conservarlos; (f) acceder gratuitamente a sus datos.

10. Procedimiento para consultas y reclamos

• Canal: contacto@valleailabs.com
• Consultas: se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible, se informa al titular y se atiende dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
• Reclamos: se resuelven en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, se informa y se atiende dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes.

11. Autorización

ValleAI solicita autorización previa, expresa e informada del titular antes de tratar sus datos, salvo las excepciones legales. La autorización puede constar por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas del titular (ej. iniciar una conversación con el bot tras el aviso de privacidad). Para datos sensibles (ej. salud), la autorización debe ser explícita y el titular debe ser informado de que no está obligado a entregarlos.

12. Medidas de seguridad

ValleAI adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida o uso indebido (control de credenciales con permisos mínimos, conexiones seguras en las plataformas, acceso restringido, y registro de las operaciones de escritura sobre sistemas de terceros).

13. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

La inscripción de bases de datos en el RNBD ante la SIC solo es obligatoria para sociedades con activos totales superiores a 100.000 UVT (Decreto 090 de 2018). ValleAI, como microempresa, no está obligada a inscribirse mientras no supere ese umbral; no obstante, cumple con las demás obligaciones de la Ley 1581 (esta política, la autorización, las medidas de seguridad y la atención de consultas y reclamos). Esta condición se revisará si los activos de la empresa superan dicho umbral.

14. Vigencia

Esta política rige a partir de su publicación. Las bases de datos se conservarán mientras sea necesario para las finalidades descritas o mientras exista una obligación legal o contractual de conservarlas.

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